Новости

15.02.2023

С 26 декабря 2022 г. операторы персональных данных должны подать новые формы

Центр обслуживания «БукКипер Проф» уведомляет Вас, что с 26 декабря 2022 г. операторы персональных данных обязаны использовать новые формы. 

Обновленные требования касаются целого ряда уведомлений:

• - о намерении осуществлять обработку персональных данных,
• - об изменении сведений, содержащихся в уведомлении о намерении осуществлять обработку персональных данных
• - о прекращении обработки персональных данных.

Оператор обязан уведомить Роскомнадзор о своем намерении осуществлять обработку персональных данных (ч. 1 ст. 22 ФЗ «О персональных данных») до начала обработки персональных данных. Заметим, что лицо, обрабатывающее персональные данные, является оператором персональных данных независимо от факта регистрации в реестре операторов Роскомнадзора.

Напомним, что Оператором признается юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку таких данных, а также определяющие цели их обработки, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с данными.

В случае изменения сведений, содержащихся в уведомлении о намерении осуществлять обработку персональных данных, а также в случае прекращения обработки персональных данных оператор обязан уведомить об этом Роскомнадзор в течение 10 рабочих дней с даты возникновения таких изменений или с даты прекращения обработки персональных данных (ч. 7 ст. 22 ФЗ «О персональных данных»).

26 декабря 2022 г. вступил в силу Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180, которым утверждены новые формы перечисленных выше уведомлений:

• о намерении осуществлять обработку персональных данных;
• об изменении сведений, содержащихся в уведомлении о намерении осуществлять обработку персональных данных;
• о прекращении обработки персональных данных.

Всем, кто подал уведомление об обработке персональных данных (ч. 1 ст. 22 ФЗ «О персональных данных») нужно направить уведомление по новой форме.

Каждая организация вправе самостоятельно подать обновленное уведомление или воспользоваться услугами Центра обслуживания «БукКипер Проф».

Для подачи уведомления в Роскомнадзор по новой форме свяжитесь с юристом urist@bpprof.ru

Что изменилось в форме уведомления о намерении осуществлять обработку персональных данных

В отличие от формы, действующей до 26 декабря 2022 г., новая форма уведомления не предусматривает указание на основания изменений. Кроме того, оператор для каждой цели обработки персональных данных обязан указать:

• категории персональных данных;

• категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;

• правовое основание обработки персональных данных;

• перечень действий с персональными данными;

• способы обработки персональных данных.

Что изменилось в форме уведомления о прекращении обработки персональных данных

Оператор считается прекратившим обработку персональных данных при наступлении хотя бы одного из следующих условий:

• ликвидация оператора;

• реорганизация оператора;

• прекращение деятельности по обработке персональных данных, аннулирование лицензии;

• наступление срока или условия прекращения обработки персональных данных, указанного в уведомлении;

• вступившее в законную силу решение суда;

• и иные основания.

В отличие от формы, действующей до 26 декабря 2022 г., новая форма уведомления прямо не предусматривает обязанность оператора приложить документы, подтверждающие условия исключения оператора из реестра операторов Роскомнадзора.

Что нужно сделать операторам персональных данных

Изменение форм уведомлений связано с изменением требований Федерального закона «О персональных данных» в части информирования Роскомнадзора. Формы уведомлений утверждаются этим ведомством.

Изменение формы Уведомления о намерении осуществлять обработку персональных данных можно оценить двояко. С одной стороны, теперь операторам необходимо будет раскрывать больше сведений Роскомнадзору, а само заполнение формы займет больше времени. С другой, чтобы заполнить эту форму корректно, операторам потребуется проделать достаточно большую работу в организации. Итогом этой работы может стать улучшение процессов обработки ПДн и, как следствие, их большая безопасность.

Сокращение данных в Уведомлении об изменении сведений, содержащихся в уведомлении о намерении осуществлять обработку персональных данных, и Уведомлении о прекращении обработки персональных данных можно оценить с небольшим плюсом, но оно не устраняет необходимость изначально раскрыть Роскомнадзору больше сведений.

Тем, кто уже подал уведомление о начале обработки персональных данных

Операторам целесообразно привести деятельность по обработке персональных данных в соответствие с требованиями законодательства.

Тем организациям (в том числе ТСЖ/ТСН и ЖСК) и ИП, которыми ранее было подано уведомление о начале обработки персональных данных необходимо подать новую форму уведомления об изменении сведений, содержащихся в уведомлении о намерении осуществлять обработку персональных данных.

Перед направлением уведомления рекомендуется выявить и проанализировать все процессы, в которых компания встречается с персональными данными. Сверить их с данными, которые числятся в Роскомнадзоре.

По каждому из выявленных процессов необходимо собрать информацию, которая требуется в соответствии с новой формой уведомления, проверить наличие правового основания обработки персональных данных, проконтролировать, чтобы состав обрабатываемых данных не был избыточным для определенной цели обработки, поверить, назначен ли в компании ответственный за обработку персональных данных, при необходимости определить такого человека и издать приказ.

Тем, кто не зарегистрирован в реестре операторов Роскомнадзора

Организациям и ИП (также ТСЖ/ТСН и ЖСК), которые не зарегистрированы в реестре операторов Роскомнадзора, необходимо направить в Роскомнадзор уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных.

Уведомление нужно подать по форме, утвержденной Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180 и вступившей в силу 26 декабря 2022 г.

Перед направлением уведомления рекомендуется выявить и проанализировать все процессы, в которых компания встречается с персональными данными.

По каждому из выявленных процессов необходимо собрать информацию, которая требуется в соответствии с новой формой уведомления, проверить наличие правового основания обработки персональных данных, проконтролировать, чтобы состав обрабатываемых данных не был избыточным для определенной цели обработки, поверить, назначен ли в компании ответственный за обработку персональных данных, при необходимости определить такого человека и издать приказ.

Уведомление может быть направлено в Роскомнадзор одним из следующих способов:

• в бумажном виде;

• в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;

• в электронном виде с использованием средств аутентификации ЕСИА.

Помощь консультанта

Специалисты Центра обслуживания «БукКипер Проф» готовы оказать организациям, ИП и ТСЖ/ТСН и ЖСК всестороннюю юридическую поддержку по вопросам соблюдения законодательства в области персональных данных, включая:

• Аудит текущей деятельности компании на предмет соответствия законодательству о персональных данных и подготовка рекомендаций по приведению деятельности в соответствие;

• Приведение внутренних документов компании в соответствие с требованиями ФЗ «О персональных данных», включая актуализацию или разработку политики обработки персональных данных, форм согласий на обработку персональных данных и иных необходимых документов в области персональных данных;

• Подготовка уведомлений, подлежащих направлению в Роскомнадзор, включая уведомления о намерении осуществлять обработку персональных данных, об изменении сведений, содержащихся в уведомлении о намерении осуществлять обработку персональных данных, о прекращении обработки персональных данных;

• Консультирование по вопросам трансграничной передачи персональных данных;

• Консультирование по вопросам локализации персональных данных;

• Консультирование по вопросам обработки персональных данных третьими лицами, включая разработку поручения оператора на обработку персональных данных;

• Подготовка перечней, включая перечень лиц, допущенных к обработке персональных данных, перечень используемых информационных систем персональных данных и др.;

• Представление интересов клиента при взаимодействии с Роскомнадзором.

Для заказа комплекта документов по персональным данным в организации (ООО, НКО, ИП и пр)